Importez, classez et suivez vos documents de conformité avec versioning automatique et alertes d'expiration.

Importer des documents

Uploadez vos documents en glissant-déposant les fichiers ou en cliquant sur le bouton d'import.

Formats supportés :

• PDF (.pdf)
• Images (.jpg, .jpeg, .png)
• Documents Office (.docx, .xlsx)
• Archives (.zip, .rar) — sur activation

Taille maximum : 25 Mo par fichier.

Chaque fichier est automatiquement validé à l'upload : vérification de l'extension, du type MIME et des magic bytes pour garantir l'intégrité du document. Les extensions dangereuses (.exe, .js, .bat, .cmd, .ps1, .jar, .vbs, .dll) sont systématiquement bloquées.

Types de documents

Chaque document doit être associé à un type. ConformityHub propose 7 catégories prédéfinies :

• Juridique (Kbis, statuts, etc.)
• Assurance (attestations RC Pro, décennale, etc.)
• Certification (ISO, Qualibat, etc.)
• Identité (CNI, passeport, etc.)
• Fiscal (liasses fiscales, attestations URSSAF, etc.)
• Formation (diplômes, habilitations, etc.)
• Autre (tout document ne rentrant pas dans les catégories ci-dessus)

Vous pouvez également créer vos propres types personnalisés depuis la configuration de la checklist d'un dossier, avec option de date d'expiration obligatoire.

Date d'expiration et statuts

Définissez une date d'expiration pour les documents qui nécessitent un renouvellement. Le système calcule automatiquement le statut de chaque document :

• Valide : le document est à jour
• Expire bientôt : le document expire dans les 30 prochains jours
• Expiré : la date d'expiration est dépassée
• Sans expiration : aucune date d'expiration définie

Des alertes automatiques par email sont envoyées avant l'échéance selon vos règles de rappel (configurable : 60, 30, 7, 1 jours avant, etc.).

Versioning

Lorsque vous remplacez un document, l'ancienne version est automatiquement conservée dans l'historique via un système parent-enfant. Le numéro de version s'incrémente automatiquement. Il n'y a pas de limite au nombre de versions conservées — vous pouvez consulter et restaurer n'importe quelle version antérieure à tout moment.

Empreinte SHA-256

Chaque document uploadé reçoit une empreinte numérique SHA-256 calculée automatiquement. Cette empreinte garantit l'intégrité du fichier et est utilisée dans les Rapports Probants pour prouver qu'un document n'a pas été modifié.

Suppression et corbeille

Les documents supprimés sont archivés (suppression logique) avec horodatage et motif. La date et la raison de l'archivage sont conservées pour traçabilité. Les entreprises sur le plan Enterprise peuvent configurer des politiques de rétention automatique (minimum 30 jours).

Mis à jour le : 22/02/2026