Question 1

Configurez la durée de conservation automatique de vos documents par type.

Accepted Answer

Présentation

Les politiques de rétention permettent de définir combien de temps un document doit être conservé avant archivage automatique. Cette fonctionnalité est réservée au plan Enterprise.

Configuration

Rendez-vous dans Paramètres > Enterprise > Rétention pour :

Définir une durée de rétention globale : nombre de jours par défaut pour toute l'entreprise (minimum 30 jours)
Créer des exceptions par type de document : par exemple, 365 jours pour les Kbis et 90 jours pour les attestations d'assurance

Archivage automatique

Un job quotidien vérifie tous les documents et archive automatiquement ceux qui ont dépassé leur durée de rétention. Les documents archivés restent consultables (lecture seule) et sont marqués avec la date et le motif d'archivage.

Durée minimum

La durée minimale de rétention est de 30 jours. Vous ne pouvez pas configurer une durée inférieure pour garantir la conformité réglementaire.

Question 2

Espace dédié pour que vos fournisseurs déposent leurs documents de conformité de manière autonome.

Accepted Answer

Qu'est-ce que c'est ?

Un espace dédié où vos fournisseurs peuvent déposer leurs documents de conformité de manière autonome, sans avoir besoin de créer un compte sur ConformityHub.

Chaque fournisseur reçoit un lien portail unique et sécurisé lui permettant d'accéder à son espace de dépôt.

Créer un lien portail

Depuis un dossier, générez un lien portail unique pour chaque fournisseur :

Renseignez l'email du fournisseur
Définissez une date d'expiration (optionnel)
Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
Configurez les permissions (consultation et/ou upload)
Restreignez l'accès par domaine email si nécessaire

Le fournisseur reçoit un email personnalisé avec votre logo et vos couleurs de marque.

Permissions du portail

Consultation (VIEW) : Le fournisseur peut voir les documents existants du dossier
Upload (UPLOAD) : Le fournisseur peut déposer de nouveaux documents

Suivi des soumissions

Chaque action du fournisseur est tracée :

Consultation : quand le fournisseur a ouvert le portail
Upload : chaque fichier déposé (avec nom, type, taille, empreinte SHA-256)
Soumission : quand le fournisseur a finalisé son dépôt
Téléchargement : si le fournisseur a téléchargé des documents existants

Avantages

Autonomie : Le fournisseur met à jour ses documents lui-même
Notifications : Vous êtes alerté par email à chaque nouveau dépôt
Suivi : Les soumissions en attente apparaissent dans les Ac

Question 3

Gérez l'accès programmatique à ConformityHub via des clés API sécurisées.

Accepted Answer

Présentation

Les clés API permettent d'accéder aux fonctionnalités de ConformityHub par programmation (intégrations, automatisations, outils tiers). Cette fonctionnalité est réservée au plan Enterprise.

Créer une clé API

Rendez-vous dans Paramètres > Enterprise > Clés API
Cliquez sur Créer une clé
Donnez-lui un nom descriptif (ex : "Intégration ERP", "Script de synchronisation")
Définissez une date d'expiration (optionnel)
Copiez la clé immédiatement — elle ne sera plus affichée après la création

La clé est stockée sous forme de hash (SHA-256). Seul un préfixe de 12 caractères est conservé pour l'identification.

Utiliser une clé API

Ajoutez l'en-tête suivant à vos requêtes HTTP : X-API-Key: votre-cle-api

Sécurité

La clé en clair n'est jamais stockée en base de données
La dernière utilisation est tracée automatiquement
Vous pouvez révoquer une clé à tout moment pour couper l'accès
La création et la révocation sont enregistrées dans le journal d'audit

Question 4

Réponses aux questions les plus courantes sur ConformityHub.

Accepted Answer

Quels formats de fichiers sont acceptés ?

PDF, JPG, JPEG, PNG, DOCX, XLSX, ZIP et RAR. Taille maximum : 25 Mo par fichier. Les fichiers exécutables (.exe, .js, .bat, .cmd, .ps1, .jar, .vbs, .dll) sont systématiquement bloqués pour des raisons de sécurité.

Comment modifier un document uploadé ?

Vous ne pouvez pas modifier directement un fichier uploadé. Uploadez une nouvelle version qui remplacera l'ancienne. L'historique complet des versions est conservé sans limite.

Puis-je récupérer un document supprimé ?

Les documents supprimés sont archivés avec horodatage et motif (suppression logique). Ils restent accessibles à l'administrateur. Sur le plan Enterprise, une politique de rétention automatique peut être configurée (minimum 30 jours).

Comment fonctionne le filigrane ?

Le filigrane est appliqué dynamiquement lors de la consultation ou du téléchargement des PDFs via un lien de partage. L'original n'est jamais modifié. Le texte du filigrane est personnalisable dans Paramètres > Entreprise.

Le destinataire d'un lien doit-il créer un compte ?

Non. L'accès aux liens de partage, aux demandes de documents et au portail fournisseur est possible sans inscription. Selon la configuration du lien, un mot de passe ou une vérification OTP par email peut être requise.

Quelle est la différence entre Pack Client et Rapport Probant ?

Le Pack Client est un PDF commercial avec page de garde personnalisée (logo, couleurs, message). Le **Rapport

Question 5

Guide pas-à-pas pour configurer votre espace ConformityHub en 5 minutes.

Accepted Answer

Bienvenue sur ConformityHub !

Ce guide vous accompagne dans la configuration de votre espace en quelques minutes.

Étape 1 — Créer votre compte

Rendez-vous sur la page d'inscription
Renseignez votre email, un mot de passe et le nom de votre entreprise
Vérifiez votre adresse email en cliquant sur le lien reçu
Vous disposez d'un essai gratuit de 30 jours pour découvrir toutes les fonctionnalités

Étape 2 — Configurer votre espace (Onboarding)

À la première connexion, l'assistant d'onboarding vous guide :

Choisissez votre secteur d'activité : Juridique, Assurance, Certification, Identité, Fiscal, Formation ou Autre
Sélectionnez les types de documents pertinents pour votre activité
Créez vos premiers dossiers et associez-leur la checklist de pièces obligatoires
C'est prêt ! Accédez à votre tableau de bord ou commencez à uploader des documents

Étape 3 — Importer vos documents

Ouvrez un dossier et cliquez sur Ajouter un document
Glissez-déposez vos fichiers ou sélectionnez-les depuis votre ordinateur
Associez un type de document et une date d'expiration si nécessaire
Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX (25 Mo max)

Étape 4 — Configurer les rappels

Rendez-vous dans Paramètres > Rappels pour définir les délais de rappel avant expiration (par défaut : 60, 30, 7 et 1 jour) et ajouter des destinataires supplémentaires.

Étape 5 — Inviter votre équipe

Rendez-vous dans **Paramètres > Utilis

Question 6

Gérez votre équipe avec 3 niveaux de rôles, invitations par email et permissions granulaires par dossier.

Accepted Answer

Rôles disponibles

ConformityHub propose 3 rôles avec des niveaux de permissions décroissants :

Admin (Owner) — Accès complet à toutes les fonctionnalités — Gestion des utilisateurs (invitation, rôles, suppression) — Gestion de la facturation et de l'abonnement — Configuration de l'entreprise et du branding — Accès au journal d'audit

Manager — Création et gestion des dossiers et documents — Création de liens de partage et de demandes — Accès aux Actions vigilance — Accès au journal d'audit — Pas d'accès à la facturation ni à la gestion des utilisateurs

Lecteur (Viewer) — Consultation uniquement de tous les documents et dossiers — Pas d'accès aux Actions vigilance — Aucune modification possible

Limites d'utilisateurs par plan

| Plan | Utilisateurs inclus | Utilisateur supplémentaire | | ---- | | Essai gratuit | 1 | Non disponible | | Starter (39€/mois) | 2 | +12€/mois | | Pro (149€/mois) | 8 | +19€/mois | | Enterprise | Illimité | Inclus |

Sur Starter, chaque utilisateur supplémentaire inclut un bonus : +10 dossiers, +250 documents, +5 Go de stockage.

Inviter un collaborateur

Allez dans Paramètres > Utilisateurs
Cliquez sur Inviter un membre
Saisissez l'email et choisissez le rôle (Admin, Manager ou Lecteur)
Le collaborateur reçoit un email d'invitation (validité 24h)
Il vérifie son email puis crée son mot de passe

Permissions par dossier (Enterprise)

Sur le plan Enterprise, définissez des permissions granulaires pa

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